De restauratoren Joana Pedroso, Yukina Uitenboogaart en Maik Gerritsen zoeken bij grootschalige conserveringsprojecten naar slimme oplossingen. Hoe kun je met een minimum aan handelingen toch een goed resultaat bereiken?
Het drietal ontwikkelde een efficiënte methode om een grote hoeveelheid archiefmateriaal te kunnen voorbereiden voor digitalisering. Bij een omvangrijk project, met een strakke planning en grenzen aan het budget, streven de restauratoren naar zo min mogelijk handelingen met toch voldoende resultaat. Ze zoeken naar een minimale ingreep voor een kwetsbaar document, zodat dit het digitaliseren veilig kan doorstaan.
Het begin
Het voorbereiden van materiaal voor digitaliseren begint met het inventariseren van de schade. Dat gaat steekproefsgewijs. Door het materiaal te leren kennen kun je inschatten hoeveel tijd er voor het hele project nodig is. Hoe slechter de staat van het materiaal hoe hoger de kosten voor restauratie. In sommige gevallen, als veel documenten in zeer slechte staat zijn, is het te kostbaar om alles te restaureren. Dan kan het een keuze zijn om een deel van het archief niet te digitaliseren. Dat zijn lastige beslissingen die de restaurator niet alleen neemt. “Per geval bekijken we dat met de projectleider, die uiteindelijk de beslissing neemt.” zegt Maik.
Tropenjaren
Vooral archieven die jarenlang in de tropen zijn bewaard, verkeren in een slechte staat. De te warme en vochtige omstandigheden laten hun sporen na. Insectenvraat, inktvraat en schimmel maken de bladen broos en zeer kwetsbaar. Dat vraagt om een zorgvuldige behandeling.
Zegels en blanco’s
De restaurator registreert per object alle kenmerken en legt de bijzonderheden fotografisch vast, mede gericht op de handelingen van de digitaliseerder. Het digitaliseringsbedrijf kan het inventarisatieformulier vervolgens gebruiken bij het hanteren van het materiaal. Hij leest daarin bijvoorbeeld of er veel blanco pagina’s zijn, of het archief zegels bevat en waar hij nog rekening mee moet houden. De uitdaging is om het hele proces verantwoord en zo efficiënt mogelijk uit te voeren, zowel voor de restaurator als voor de digitaliseerder.
‘Onze inspanningen zijn bij grootschalige projecten met kwetsbaar materiaal gericht op twee zaken: het hanteerbaar maken voor de digitaliseerder en het behouden van de leesbaarheid van de tekst in het document. We zorgen ervoor dat het object geen verdere schade oploopt door het digitaliseren. We stabiliseren de pagina’s en voeren reparaties uit met Japans papier en lijm.’ Yukina laat het basisgereedschap zien: een kwastje, wat lijm en strookjes dun Japans papier.
Gevouwen brieven
Voor elk archief worden andere keuzes gemaakt. Per document kan een oplossing op maat nodig zijn. Soms kan de vorm van het object het digitaliseren lastig maken. Dat overleggen we dan met een archivaris. Wij zien het object, hij bekijkt het vanuit de inhoud. Neem bijvoorbeeld een bundel brieven. De manier waarop deze zijn gevouwen kan belangrijke informatie zijn, zo kan het onder andere iets zeggen over de herkomst. Dat gaat verloren als je de losse brieven digitaliseert. Deze meerwaarde kan essentieel zijn en kan de keuzes daardoor beïnvloeden.
Het is een vak
‘We stemmen ons werk nauwgezet op elkaar af. Voor het proces is het belangrijk om steeds volgens dezelfde uitgangspunten te werken en voor dezelfde oplossing te kiezen. Ook omdat er soms meer mensen, in wisselende samenstelling, aan een grootschalig project werken. We noteren al onze werkzaamheden. Zo weten we precies wie wat gedaan heeft en hoeveel tijd het kostte. Aan het resultaat kunnen we achteraf niet zien wie wat gedaan heeft. Dat zouden we echt op moeten zoeken in het registratieformulier.’ Voorbereiden voor digitaliseren is echt een vak, dat beamen ze alle drie.
