Voor Archieven en Collecties is de aanvraagprocedure vernieuwd. Elke aanvraag begint met een gesprek met de coördinator, die bespreekt met de aanvrager of het project voldoet aan de algemene voorwaarden. De volgende stap is de projectaanvraag. De aanvragende instelling doet daarvoor een materiaalanalyse en beschrijft de inhoudelijke waarde van het archief of de collectie. De materiaalanalyse bestaat uit het in kaart brengen van de omvang en de aard van het archief/de collectie, wat inzicht in de complexiteit van het conserverings- en digitaliseringsproces oplevert.
Beoordeling
De Adviescommissie komt twee keer per jaar bij elkaar en beoordeelt samen met Bureau Metamorfoze de projectaanvragen. Zij baseren zich daarbij op het beoordelingskader met onderdelen als: de waarde van het archief en de complexiteit van het project. Als het projectplan wordt gehonoreerd kan de erfgoedinstelling starten met de derde stap, het uitwerken van een projectplan.
Projectplan
Het projectplan gaat onder andere in op de begroting en de planning van het conserveren en digitaliseren. Op basis van de materiaalanalyse nodigt de instelling restauratieateliers en digitaliseringsbedrijven uit voor het uitbrengen van offertes. Bureau Metamorfoze beoordeelt het projectplan en kent officieel de financiering toe als het plan is goedgekeurd.
Het verschil
Het belangrijkste verschil met de oude methode is dat de projectaanvraag en het plan nu in twee stappen wordt uitgevoerd. Het eerste deel van de aanvraag vraagt daardoor minder inspanning. Er wordt gewerkt met een vaste prijs per pagina. Het financieringsbedrag wordt gebaseerd op het aantal pagina’s en de complexiteit van het project en is in principe kostendekkend.
Voorjaarsronde 2015
De Adviescommissie is in juni bij elkaar geweest om de eerste aanvragen volgens de nieuwe procedure te beoordelen. De uitkomst is dat er zeven aanvragen door kunnen voor het uitwerken van een projectplan. In oktober dit jaar zal Metamorfoze deze beoordelen en bekend maken welke archieven en collecties definitief zijn goedgekeurd.
