Hoe beoordeel en vergelijk je offertes voor conservering en/of restauratie? Dat kan een lastig zaak zijn. Maaike Heemskerk (senior restaurator Stadsarchief Rotterdam) en Elly Pouwels (adviseur conservering bij Metamorfoze) hebben voor het Archievenblad (2022-1) een artikel geschreven dat als handvat kan dienen bij een offerteaanvraag. Een goede vergelijking vergt voorbereiding en kijkt verder dan de prijs alleen, zelfs als de prijs doorslaggevend is.
Het artikel bespreekt acht vragen die een rol spelen tijdens of voorafgaand aan de offerteaanvraag. Het thema communicatie komt bij elke vraag aan bod, omdat alle uitgenodigde restauratieateliers dezelfde informatie dienen te krijgen. Dit klinkt als een open deur maar kan best lastig zijn. Een aantal termen kun je bijvoorbeeld verschillend interpreteren. Daarnaast kan het beeld van de verschijningsvormen, de gewenste behandeling of de verwachtingen per restauratieatelier verschillen. Het gevolg is dat de offertes gebaseerd zijn op andere informatie of uitgangspunten waardoor ze niet goed met elkaar te vergelijken zijn.
De acht vragen die besproken worden zijn:
- Wat is het doel van de conservering of restauratie?
- Welke verschijningsvormen hebben invloed op de conservering/restauratie en het doel van de behandeling?
- Worden de geselecteerde inventarisnummers ontzuurd?
- Wat wil je in de offertes vergelijken?
- Wat is het beoogde behandelniveau?
- Welke methode van schade-inventariserend onderzoek wil je laten uitvoeren door de uitgenodigde ateliers?
- Wat beïnvloedt de kosten?
- Zijn er veranderingen op het gebied van de wet- en regelgeving?
Kortom, een goede voorbereiding en een eenduidige communicatie minimaliseert de kans op interpretatieverschillen in de offertes van de inschrijvende restauratie en/of conserveringsbedrijven. Hierdoor kunnen de offertes beter vergeleken worden. Dit komt uiteindelijk ten goede van het eindresultaat, ook qua verwachtingen.
- Lees het volledige artikel Snelgids beoordeling offertes conservering en restauratie pdf (Archievenblad 2022 nummer 1)
