Nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed

Archieven conserveren: een goed begin is het halve werk

Miluska Dorgelo [15 10 2021]

Archieven conserveren begint met het maken van keuzes. Deze keuzes hebben invloed op het budget, de specifieke kenmerken (de inhoud en de verschijningsvorm) en de waarde van het archief. Maaike Heemskerk (senior restaurator Stadsarchief Rotterdam) schreef voor het Archievenblad drie artikelen over het conserveren van archieven. Ze gaat in op welke keuzes je kunt maken en hoe je zorgt voor een goede voorbereiding. We geven hier een samenvatting van de drie artikelen.

Stappenplan voor het bepalen van de noodzaak van conserveren

Hoe bepaal je als instelling welk archief als eerste geconserveerd moet worden? Een stappenplan kan daarbij helpen. De uitkomst van het stappenplan is een hiërarchische lijst. Daarop staan collecties en archiefstukken die nu of in de nabije toekomst het meest kwetsbaar zijn. Het stappenplan is gebaseerd op drie uitgangspunten: de noodzaak van een behandeling, de waarden en het budget

Noodzaak van behandeling archieven

Voor het bepalen van de noodzaak wordt er gewerkt met een risicoanalyse (gericht op de materialiteit) en een risicobeoordeling (toekennen van waarden). Eerst wordt er gekeken  in welke archieven schade aanwezig is en of deze schade kan toenemen.

Niet alle schades leiden tot (ernstig) verlies van informatie. En niet alle materiële en/of inhoudelijke informatie die in een archiefstuk besloten zit is even waardevol. Daarom worden er twee vragen gesteld. Leidt de schade tot verlies van informatie? En wat is de waarde van de bedreigde informatie?

Waarden bepalen

De risicoanalyse heeft een lijst van archieven opgeleverd waarbij ‘niets doen’ het risico op verlies van informatie vergroot. Niet alle archieven op de lijst zijn echter even waardevol. En niet alle waarden zijn even belangrijk. Door waarden toe te kennen aan archieven kun je de lijst sorteren op belangrijkheid. 

Budget

Na veel analyseren en beoordelen krijg je een prioriteitenlijst met bovenaan de waardevolste en kwetsbaarste archieven. Het aanwezige budget, de middelen en de kennis in de organisatie bepaalt uiteindelijk wat de prioritering is. 

Hoe communiceer je met het restauratieatelier?

Als je een opdracht uitzet bij een restauratieatelier maak je duidelijke afspraken. In de offerte staat welke schades er zijn aangetroffen, wat de ernst van de schades is, met welke materialen er gewerkt gaat worden en wat gedocumenteerd wordt. Wat regelmatig ontbreekt is hoe de specifieke verschijningsvormen geconserveerd of geordend worden. Denk aan enveloppen met brieven, linten, diefstal gevoelige objecten, nesting etc. 

Geef goede instructies

Dit zijn verschijningsvormen waar de archivaris en/of instelling een bewuste keuze over moet nemen. De keuze heeft namelijk invloed op de digitale presentatie en hoe het origineel bewaard blijft. Wat ook vaak ontbreekt is de vraag of de inhoud invloed heeft op het conserveringsniveau? Het is daarom belangrijk dat de opdrachtgevende instelling instructies geeft aan het restauratieatelier. 

Neem de envelop met brief. Voor een behoudsmedewerker zijn er meerdere mogelijkheden. De brief gaat terug in de envelop (met behoud van context maar kans op schade), de brief wordt 90 graden gedraaid en zo in de envelop geborgen (behoud context, minder kans op schade), de envelop wordt op of onder de geopende brief geplaatst (kans op context verlies, ongeordendheid). Dit kan leiden tot verschillende digitale weergaves en verwarring voor toekomstige gebruikers.

Er zijn ook instructies die zich niet richten op de context van een document maar op het behoud van fragiele of diefstal gevoelige documenten. Zo kunnen bijvoorbeeld fragiele opgevouwen kaarten voorzien worden van een nieuw inventarisnummer. Na het toekennen van het inventarisnummer en het plaatsen van een verwijzing in het archiefstuk kan de kaart vlak geborgen worden. Dit soort overwegingen moeten duidelijk gecommuniceerd worden.

Juiste beslissing nemen

Deze bovenstaande voorbeelden laten zien dat er twee aspecten zijn die ertoe doen. Het eerste is het besef dat elke verschijningsvorm op verschillende manieren geconserveerd en geordend kan worden. Het is aan de instelling wat de gewenste manier is. Het tweede is, duidelijkheid over hoe en wanneer er gecommuniceerd wordt met het restauratieatelier. Daardoor kan de archivaris en/of inhoudelijke specialist in overleg met het restauratieatelier de juiste beslissing nemen. 

Tips voor het wegwerken van achterstanden

Diverse archiefinstellingen kampen met een achterstand op het gebied van verpakken, herverpakken, conserveren en/of restauratie van hun archief. Hoe kun je op een goedkope en snelle manier achterstanden wegwerken? Zijn er creatieve en goedkope oplossingen om stukken te beschermen of te behandelen? Kan dat op een verantwoorde wijze? Maaike geeft een aantal voorbeelden.

Visueel depotonderzoek

Het Stadsarchief Rotterdam heeft een paar jaar geleden een visueel depotonderzoek gedaan om te achterhalen hoeveel meter archief onverpakt of niet goed verpakt is. Deze actie heeft geleid tot een duidelijk overzicht van de hoeveelheid te (her)verpakken materiaal. Dit is opgenomen in een meerjarenplan en -begroting. 

Vlakken van bouwtekeningen in de zomer

Het archief van het Gemeente Gasbedrijf bestaat uit strak opgerolde bouwtekeningen, verpakt in zure rollendozen. Om ruimte te besparen zijn de opgerolde bouwtekeningen gevlakt en op maat geborgen in een affichemap of prentendoos. Voor het vlakken is er voor een alternatieve behandelmethode gekozen. De enige vereiste is een beschikbare tafel en een ruimte met een iets hogere relatieve luchtvochtigheid dan normaal (maximaal 60%).

Een hogere relatieve luchtvochtigheid werkt als een zeer langzame vochtsandwich, met als eindresultaat een tekening die niet meer uit zichzelf oprolt. De tekening is dan niet geheel vlak, maar wel vlak genoeg om te reinigen, restaureren en verpakken. Het verder uitvlakken gebeurt in de affichemap. Omdat de relatieve luchtvochtigheid in de zomer veel hoger is dan op koude winterdagen, is het handig om deze werkzaamheden in de zomer uit te voeren.

Gebruik de Rotterdamse klep

In 2004 heeft het Stadsarchief Rotterdam de ‘Rotterdamse klep’ ontwikkeld. Deze bergingsmethode is bedacht om alle onverpakte stukken op een plank te beschermen tegen licht, stof, verontreinigde lucht en mechanische schade. De kartonnen klep bestaat uit een bodem en een voorzijde voorzien van magneten. Deze wordt voornamelijk gebruikt in bibliotheken om boeken te beschermen, in plaats van een boekenschoen, cassette, fase-doos of andere verpakking. De klep kan echter ook gebruikt worden voor andere doeleinden, zoals in de quarantaineruimte, op stellingen met nog niet geïnventariseerde stukken, onverpakte passe-partouts of gevlakte charters.