Nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed

Is uw collectie digitaliseringsklaar?

Miluska Dorgelo [24 03 2015]

Nicole van der Sterren is conserveringsadviseur bij de Koninklijke Bibliotheek (KB) voor het traject Boeken, Kranten en Tijdschriften (BKT) van Metamorfoze. Zij geeft advies over het materiaal  dat in aanmerking komt voor digitalisering. 

Dat gebeurt als een aanvraag inhoudelijk is goedgekeurd, maar het kan ook als voorbereiding op een aanvraag zijn. Voordat het traject start is het belangrijk om te weten of de boeken, kranten en tijdschriften de digitalisering kunnen doorstaan.

Voor de eerste kennismaking reist ze het hele land door en komt ze bij grote en kleine instellingen, van het Nationaal Platform Zwembaden tot de Tilburg University. Nicole ziet het materiaal in ieder geval drie keer.

‘Als conserveringsadviseur BKT houd ik rekening met het verwerken van grote aantallen. Het doel is om de informatie te behouden. Ik kijk naar het papier en naar de band. De inhoud zie ik vaak niet eens. Vooral bij kranten is het materiaal kwetsbaar. De randen kunnen brokkelen, het papier is bros en het kan scheuren. Ik let erop of de materiaalvoorbewerkers van de KB en de digitaliseerder het materiaal straks kunnen doorbladeren en of er schade aanwezig is die tekstverlies veroorzaakt. De aanwezigheid van schimmel heeft ook mijn aandacht. Ik wil voorkomen dat medewerkers met schimmel in aanraking komen. Bij exemplaren met schimmel kiezen we  voor een alternatief, als dat er niet is moet de schimmel eerst professioneel worden verwijderd. ‘

Er zijn drie mogelijkheden:

  1. Het papier en de banden zijn in redelijke staat, dan kan het naar de KB waar het verder wordt voorbewerkt voor digitalisering.
  2. Bij veel schade zoeken we naar een alternatief. Zijn er andere exemplaren? Is de collectie eventueel beschikbaar bij een andere instelling? Bij uitzondering laten we een restauratieatelier het kwetsbare materiaal behandelen,  voordat het naar de KB gaat voor de voorbewerking.
  3. Is het materiaal in slechte staat, is er geen alternatief en is restaureren niet mogelijk dan kan het advies zijn om het materiaal niet te digitaliseren.

Oude kranten kun je niet doorbladeren zonder een spoor achter te laten. Er verzamelt zich altijd een hoopje papiersnippers onder de tafel. Een voorbeeld van een slecht exemplaar is de krant het Land der Volk. Een titel die door de KB als projectaanvraag is ingediend. Het is een uitzondering omdat het niet bij de taken van een conserveringsadviseur hoort, maar dit exemplaar restaureert Nicole zelf voordat het naar de materiaalvoorbereiders gaat.

De tweede keer dat Nicole het materiaal ziet is als het van de instelling bij de KB komt. ‘Ik ben ook betrokken bij de afdeling Digitalisering van de KB waar ze het materiaal voorbewerken. Als er iets bijzonders is vragen de ze me om advies. Omdat er meerdere mensen aan het traject werken is het belangrijk dat zij eventuele schades op een uniforme manier registreren. Dat houd ik in de gaten.’

‘Digitalisering vindt plaats bij een extern scanbedrijf. Als het daarvan terug komt bekijk ik het nog een keer om te controleren of er geen schade is ontstaan’, vertelt Nicole. Er is vermijdbare en onvermijdbare schade. Het meest kwetsbare deel is de band. Die kan beschadigd raken door het digitaliseren. ‘Bij schade bekijk ik of het wel of niet te vermijden was en wat er dan aan te doen is. We werken ook aan een handleiding voor de digitaliseerder met instructies hoe je met het materiaal moet omgaan bij het scannen.’

‘Voor mijn vorige werk als papierrestaurator kwam ik ook bij veel erfgoedinstellingen. Ik was betrokken bij het restaureren en plaatsten van historisch behang, bijvoorbeeld in het kasteel in Heeswijk, maar ook in het kasteel van de Keukenhof en het Anne Frankhuis. Het circuit is hetzelfde, alleen mijn rol is nu anders. Ik ontmoet veel gedreven medewerkers die enthousiast zijn over hun eigen collectie.’