Nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed

Schades inventariseren bij archieven en bibliotheken

Miluska Dorgelo [19 06 2017]

Ruim honderd collega’s uit het erfgoedveld kwamen op 8 juni 2017 samen op de bijeenkomst over het inventariseren van schades bij archieven en bibliotheken. In zes presentaties kwam zo’n beetje alles aan bod, van de geschiedenis van de Schadeatlas tot de vraag in hoeverre we schades moeten restaureren.

De verhalen uit de praktijk maakten duidelijk welke vragen we moeten beantwoorden als we een digitaliseringstraject starten.  De korte geschiedenisles over het ontstaan van de Schadeatlas liet zien wat de basis van het vakgebied is. In vogelvlucht kwam voorbij hoe je met een Schadeatlas in de hand schades in een bibliotheek kunt inventariseren en er was aandacht voor afwijkende archieven met ander papier en grote formaten. Aan het eind van de middag werden we aan het denken gezet over het koesteren van de schade. Het inventariseren van schade begint met veel vragen.

De ernst van de schade
Een verhaal uit de praktijk over het digitaliseren van het archief Graft door Benita Jansma (conservator en restaurator bij het Regionaal Archief Alkmaar)

Benita Jansma begon met de vraag: Wat is erg? Wat is de ernst van de schade en hoe erg is dat eigenlijk? Het uitvoeren van  een project begint sowieso met vragen. Wat is de omvang van het archief? Hoelang is het archief niet raadpleegbaar voor bezoekers? Hoeveel medewerkers kunnen we op het project inzetten?  Voor Graft is de telling gedaan met de beschikbare microfiches. Om het project goed te kunnen uitvoeren zijn twee externe medewerkers ingeschakeld. Bij de inventarisatie van het archief Graft zijn bijna alle soorten schades genoteerd, vochtschade, bandschade, schimmel, verzuring en inktvraat. De meest voorkomende schade was het aanwezige vuil op het papier. De indeling van de schades zoals die in de Schadeatlas staat, licht, matig en ernstig, hebben ze losgelaten. Voor het project wilden ze vooral weten hoeveel tijd nodig was om het archief voor digitalisering voor te bewerken en de schades te behandelen.

Voor de instructies voor de digitaliseerder gebruikten ze drie stroken: 1. Let op. Niet onder glasplaat digitaliseren. 2. Let op. Uitvouwen. 3. Let op. Voorzichtig hanteren. Alleen het repareren van de boekbanden deden ze na het digitaliseren. Onderdelen die los raakte tijdens het digitaliseren lieten ze in vilt verpakken, zodat het niet kwijt kon raken.

Het ontstaan van de Schadeatlas archieven en het voorbereiden van een archief voor digitalisering
Door Gerrit de Bruin (senior adviseur conservering Nationaal Archief)

Het begon in 1988. Er bestond toen nog geen meetmethode. De opdracht was om normen te ontwikkelen om de omvang van schade aan de archieven van vóór 1800 in kaart te brengen. De eerste Schadeatlas in 1989 was een handleiding waarmee medewerkers van een archief schades moesten kunnen signaleren en registreren. Het vervolg op de normering was de UPAA (Universal Procedure for Archive Assesment) die in 1996 werd ontwikkeld; een universeel toepasbare procedure om archieven te beoordelen aan de hand van een a - selecte steekproef. Deze methode was een succes, er ontstonden verschillende varianten voor andere materiaalsoorten en er waren 18 landen die de methode overnamen. In 2007 verscheen de eerste druk van de Schadeatlas archieven.

Bij het voorbereiden van een archief voor digitalisering gaat het niet om enkele stukken, maar richt je je op meters. Dan wil je weten hoeveel tijd er nodig is om het aantal meters archief voor te bereiden. Vragen die aan de orde komen zijn: Wat is het doel? Welke wensen heeft de gebruiker (klant)? Wat is de waarde van het archief? Welke bijzonderheden zijn er? Voor Metamorfoze is conservering het belangrijkste doel, maar voor andere projecten kan dat het beschikbaar stellen voor de klant zijn of de fysieke objecten in een zo goed mogelijke staat brengen.

Door een bestandsopname krijg je inzicht in de omvang en de conditie van het archief. Je kunt een prognose maken voor de behandelduur, het biedt de nodige informatie voor het opstellen van een offerte en het geeft een idee over de te behandelen objecten. Om een goede steekproef te nemen is het aantal van 328 steekproeven een goede standaard. Met deze omvang krijg je een werkbare uitkomst.

Het gebruik van de Schadeatlas bibliotheken in de praktijk
Door Marijn de Valk (boekrestaurator)

De Schadeatlas bibliotheken is bedoeld voor bibliotheekmedewerkers (leken) die met de atlas in de hand de fysieke staat van boeken moeten kunnen beoordelen. Het gaat om: schade aan de band, schade aan de constructie en schade aan het boekblok. De medewerker pakt een boek, bekijkt deze en noteert wat er te zien is. Kan het boek helemaal open, zijn er onderdelen losgeraakt, welke schade zie je? De volgende stap is het bepalen van de ernst van de schade en er wordt gekeken of de  schade kan verergeren bij normaal gebruik van het boek. De omvang van de schade wordt dus niet bepaald aan de hand van de raadpleegbaarheid [zoals bij de Schadeatlas archieven of bij UPAA]. De Schadeatlas bibliotheken is drie jaar geleden uitgekomen en is op grote schaal verspreid. De verwachting is dat er een nieuwe oplage gaat komen. Marijn de Valk is daarom benieuwd naar ervaringen. Wat is uw ervaring met de Schadeatlas? Als u verbeterpunten hebt, laat het ons dan weten. Dan kunnen we die meenemen voor de herdruk.

Help, ik pas niet in de UPAA!
Door Hilde Schalkx (papierrestaurator bij Hoogduin Papierrestauratoren) en Erica Jonkman (restaurator bij Het Nieuwe Instituut)

Het Nieuwe Instituut (HNI) heeft zo’n zeshonderd archieven van architecten en ontwerpers met onder andere ontwerpschetsen en bouwtekeningen. Het materiaal in deze archieven is anders, zoals de transparante vellen en lichtdrukken, waar met diverse technieken en materialen op getekend is. Het gaat dikwijls om grote, langwerpige formaten, die verpakt zijn in rollendozen, affichemappen of prentendozen. Het gebruik van folie en tape is een apart onderwerp. Veelal is dat bewust toegevoegd aan het stuk en hoort het bij het origineel. In 2010/2011 is een UPAA-MD onderzoek (voor Maps and Drawings) uitgevoerd waaruit bleek dat een groot deel van de collectie niet raadpleegbaar is. Zo’n globaal onderzoek is niet genoeg om inzicht te krijgen in de omvang van de schade en de eventuele behandeling die nodig is. HNI wil daarom de UPAA-MD aanpassen. Hilde vraagt collega’s om mee te denken over aanpassingen en kennis met elkaar te delen. Wellicht is een aparte Schadeatlas voor dit afwijkende materiaal te ontwikkelen.

Het digitaliseren van de Middeleeuwse handschriften van kloosterbibliotheken in Wolfenbüttel
Door Femke Prinsen (boek- en papierrestaurator)

Femke Prinsen was als restaurator betrokken bij de digitalisering van middeleeuwse handschriften in de Herzog August Bibliothek (HAB). De digitalisering gebeurt daar in huis met eigen fotografen en opnameapparatuur. De restaurator heeft in dit traject een belangrijke rol. Ze toetst ieder boek en beoordeelt of een band wel of niet het traject door kan. Er zijn drie soorten scanners, een met een opening van 45, van 90 en van 110 graden. Afhankelijk van hoe goed een boek open kan wordt gekozen voor de juiste scanner. Zijn de bladen hanteerbaar? Hoe groot is het risico dat de band beschadigt tijdens digitalisering?  Komt de tekst voldoende leesbaar in beeld? Als een boek te kwetsbaar is of er kunnen geen goede opnames gemaakt worden, kan de restaurator beslissen dat het boek niet gedigitaliseerd gaat worden.

Voor dit project kon Femke afwijken van de gebruikelijke procedure, zodat zij verschillende onderdelen optimaal op elkaar kon afstemmen.  Zij kon vooraf, maar ook tijdens of na het digitaliseren schade herstellen. Per geval is dat te bekijken. Bij kwetsbare stukken hielp zij mee met het hanteren van het boek bij het scannen. Het hele proces is daardoor als één workflow uit te voeren.  

Omdat technieken steeds verder ontwikkelen zal digitaliseren nooit voltooid zijn. Over een paar jaar kunnen we misschien boeken die nu afgevallen zijn, wel digitaliseren en met geavanceerde opnames kan nieuwe informatie beschikbaar komen. Boeken zullen wellicht meerdere malen een digitaliseringstraject doorlopen. De inhoud van het boek zal dan beter en gedetailleerder digitaal toegankelijk worden.  Femke verwacht dat door deze ontwikkeling  de functie van het boek als fysiek object en de materialiteit van het boek juist belangrijker gaan worden.

Schade is niet altijd een schande
Door Gabriëlle Beentjes (senior adviseur conservering Nationaal Archief)

Gabrielle zet iedereen aan het denken. Zij trekt in twijfel of schade erg is en of alle soorten schades hersteld moeten worden. Een object veroudert en raakt door gebruik altijd wel beschadigd, , al is het maar in lichte vorm. Is schade geen onderdeel van het object?  Hoe erg is schade aan een boekband, als de tekst gewoon leesbaar is? En biedt de aanwezige schade ons niet andere informatie, over het gebruik en over de geschiedenis van het object? Schade restaureren kan in sommige gevallen een vorm van geschiedvervalsing zijn. Je wist sporen uit die een verhaal vertellen. Een vouw kan expres aangebracht zijn. We kunnen nu onmogelijk bepalen welke objecten of informatie voor de toekomst belangrijk zijn. Dat geldt ook voor de aanwezige schade. Gabriëlle vraagt ons daarom anders naar schade te kijken en goed na te denken wanneer restauratie wel en niet op zijn plaats is.

Presentaties

De PowerPointpresentaties vindt u op de website van het Kennisplatform Conservering.